Aktuelt

Sak til drøfting på årsmøtet 2010

Endring av vedtektene

Herunder ligger forslag til nye vedtekter for foreningen. Hovedendringene går på en klarere struktur, presisering av medlemskap, og tydeligere bestemmelser om valg av leder og styre både i hovedforeningen og lokalforeningene. Ellers minimale endringer.

OBS: Gjeldende vedtekter finnes på www.madagaskar.no. Se ”Om oss”.

Forslag til nye Vedtekter

V E D T E K T E R for Vennskapsforeningen Norge – Madagaskar

(Utkast til årsmøtet 10.04.2010)

1 Navn

Vennskapsforeningen Norge - Madagaskar (VNM) (Fikambanana Fifankatiavana Norvezy – Madagasikara) er en ideell, politisk og religiøst uavhengig forening

2 Formål

a) Å støtte arbeidet for en fredelig, demokratisk og samfunnsnyttig utvikling på Madagaskar.

b) Å bidra til vennskap, utveksling og samarbeid mellom de to land på bredest mulig basis innenfor områder som kultur, bistand, turisme, miljø og næring.

c) Å informere om Madagaskar i Norge.

3 Medlemskap

Foreningen har bare personlig medlemskap basert på årlig innbetaling av kontingent.

Medlemskontingenten fastsettes av Årsmøtet. Foreningen har to kategorier medlemmer: hovedmedlemmer og husstandsmedlemmer. De har samme postadresse. Begge kategorier har stemmerett.

4 Organisasjon

Foreningen har følgende organer:

• Årsmøtet

• Hovedstyre

• Lokalforeninger med styrer

• Valgkomité

• Revisor

5 Årsmøtets organisasjon og funksjoner

Årsmøtet er Foreningens høyeste myndighet. Hovedstyret innkaller til Årsmøte hvert år med minst to måneders varsel og bestemmer tid og sted. Saker som ønskes fremsatt må være Hovedstyret i hende senest én måned før Årsmøtet. Hvert medlem har én stemme på Årsmøtet. Vedtak fattes med simpelt flertall. Det skal føres Årsmøteprotokoll.

5.1 Årsmøtets saksliste skal minst inneholde:

1. Konstituering (valg av møteleder, referent og to signatærer som undertegner protokollen)

2. Godkjenning av innkalling og saksliste

3. Årsmelding

4. Årsregnskap og revisjonsrapporter

5. Arbeidsplan og budsjett for kommende år

6. Fastsettelse av medlemskontingent

7. Valg (Referatsak siden valgene foregår skriftlig på landsbasis, se nedenfor)

8. Innkomne saker

5.2 Valg

Valgene skal foregå skriftlig. Tre nye medlemmer velges hvert år for å sikre kontinuitet i styrets arbeid. Hovedstyrets medlemmer velges for to år om gangen og kan gjenvelges, mens varamedlemmer velges for 1 år om gangen.

Valg av leder foregår særskilt etter forslag fra valgkomiteen. Valg av Hovedstyremedlemmene og varamedlemmer foregår slik at de som har fått flest stemmer blir medlemmer av Hovedstyret, mens de to som har fått flest stemmer deretter, blir varamedlemmer.

Revisorer velges etter forslag fra valgkomiteen.

Valgkomiteen består av tre medlemmer. Funksjonstiden er tre år. Ett medlem trer ut av komiteen hvert år, normalt den som har sittet lengst. Nytt medlem velges etter forslag fra komiteen. Valgkomiteen utnevner leder hvert år.

5.3 Endringer av vedtektene

Endringer av vedtektene kan gjøres på Årsmøtet med 2/3 flertall. Det eksakte forslag til vedtektsendring skal være kunngjort for foreningens medlemmer på forhånd og utsendt med sakspapirene til Årsmøtet.

5.4 Ekstraordinært Årsmøte

Det kan innkalles til ekstraordinært Årsmøte når Hovedstyret bestemmer det eller 2/3 av medlemmene ber om det. Saksliste sendes ut med innkallingen som skjer med minst tre ukers varsel.

6 Hovedstyrets organisasjon og funksjon.

Hovedstyret består av 6 medlemmer. Lederen er valgt særskilt, for øvrig konstituerer styret seg selv med nestleder, kasserer, sekretær og styremedlemmer. Leder innehar vervet for to år, mens funksjonstiden for de øvrige styrevervene er ett år.

6.1 Virksomhet og arbeidsdeling

Hovedstyret leder foreningens virksomhet i samsvar med vedtektene og Årsmøtets beslutninger. Hovedstyret har møter etter behov, dog minst fire pr. år. Beslutninger fattes ved simpelt flertall, og ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. Hovedstyret kan delegere oppgaver til lokalforeninger, arbeidsgrupper og/eller enkeltpersoner som er medlemmer i foreningen, etter oppgavetype og/eller bosted. Arbeidsfordelingen internt:

1. Leder innkaller til hovedstyremøter, presiderer møtene og representerer foreningen utad. Utgående korrespondanse undertegnes av leder eller nestleder.

2. Nestleder er lederens stedfortreder.

3. Sekretæren skal føre møtereferat som undertegnes av leder eller nestleder.

4. Kassereren fører foreningens regnskap og medlemsregister.

5. Varamedlemmer innkalles ved medlemmers fravær.

7 Lokalforeninger

Det kan etableres lokalforeninger etter behov. Lokalforeningene bestemmer selv sin virksomhet som må være i samsvar med Hovedforeningens vedtekter.

7.1 Lokalforeningens styre og organisasjon

Lokalforeningen skal ha et Styre som velges på Lokalforeningens Årsmøte og blant Lokalforeningens medlemmer. Styret skal bestå av fire til seks medlemmer og to varamedlemmer.

7.2 Lokalstyrets virksomhet og arbeidsdeling

Lokalstyret leder lokalforeningens virksomhet. Lokalstyret har møter etter behov, dog minst fire per år. Arbeidsfordelingen internt legges opp som for Hovedstyret (se 6.1).

7.3 Valg

Lokalstyrets medlemmer velges for to år om gangen og kan gjenvelges. To til tre medlemmer velges hvert år for å sikre kontinuitet i styrets arbeid. Leder velges særskilt etter forslag fra valgkomiteen. Valg av øvrige styremedlemmer og varamedlemmer foregår slik at de som har fått flest stemmer blir medlemmer av Lokalstyret, mens de to som har fått flest stemmer deretter, blir varamedlemmer. Styret konstituerer seg selv med nestleder, kasserer og sekretær. Funksjonstiden for alle vervene er ett år.

Valgkomiteen består av tre medlemmer. Funksjonstiden er tre år. Ett medlem trer ut av komiteen hvert år, normalt den som har sittet lengst. Nytt medlem velges etter forslag fra komiteen. Valgkomiteen utnevner leder hvert år.

8 Regnskap og revisjon

Foreningens virksomhet finansieres av medlemskontingent og andre inntekter. Regnskapsåret er 1. januar - 31. desember. Styret påser at regnskapet føres ordentlig og gir en oversikt over virksomheten i kalenderåret. Regnskapet skal revideres fagmessig.

9 Oppløsning av Foreningen

Vedtak om oppløsning av Foreningen må fattes av to ordinære årsmøter på rad. Restmidlene blir fordelt til de formål som Årsmøtet måtte bestemme ved simpelt flertall.

Forslag til vedtak:

De nye vedtektene vedtas av årsmøtet og erstatter tidligere vedtekter.